Step 1: Applicant appoints an agent, which generally is a law firm specialised in providing services to foreign companies.
Step 2: Agent submits on applicant's behalf all the required documents to provincial foreign trade and economic cooperation department for examination and approval. (Note: this step is only neccessary for some special industries.)
Step 3: Upon approval granted, applicant should proceed promptly to the provincial or municipal administration for industry and commerce for registration.
Step 4: Other formalities to be handled by the resident representative:
Complete residence application procedures with local public security bureau by presenting registration certificate, representative certificate and approval certificate;
Apply for opening bank account by presenting registration certificate and approval certificate to local foreign exchange administration;
Apply to Customs for permission to import office equipment, daily necessities and transport vehicles for use by the representative office and its personnel;
Complete tax payment registration procedure at local tax office;
Appoint local foreign service company to recruit local staff.
相关法律服务
杨春宝一级律师简介
杨春宝一级律师，大成上海高级合伙人、资本市场部主任、国资基金研究中心主任，大成中国区私募基金专业带头人、科技与文化法律研究中心联合牵头人。执业30余年，长期从事私募基金、投融资、并购重组法律服务，尤其对对赌研究颇深且具有非常丰富的实战经验，并专注于金融机构股权投资业务。2004年起多次入选The Legal 500"私募基金"和"公司与商业"等境内外各类律师榜单，代理的中国法院首例适用外国法律审理外国公司的董事损害小股东权益纠纷案入选上海高院发布的《上海法院域外法查明典型案例》和威科先行"要案头条"。入选上海涉外法律人才库、上海市司法局鼎新法治人才库、上海国有企业改制法律顾问团，具有上市公司独立董事任职资格，系多家知名高校的兼职教授或兼职研究生导师及上海市商务委跨国经营人才培训班讲师。出版《私募股权投资基金风险防控操作实务》等16本投融资法律专著。了解更多常见法律问题
外国公司设立常驻代表机构有哪些主要步骤？
外国公司设立常驻代表机构通常需要遵循法定且系统的程序。第一步是委托专业代理机构，实践中多选择熟悉外商投资业务的律师事务所，由其代为准备和递交材料并处理相关法律事务。第二步是根据所属行业是否属于特殊监管领域，向省级对外贸易经济合作主管部门申请前置审批，该步骤并非所有行业都需要，只有法律、行政法规规定的特定行业才必须履行。第三步是取得批准文件后，及时向工商行政管理机关办理代表机构登记，领取登记证书，这是代表机构合法设立的核心环节。此后还需完成一系列后续程序，包括向公安机关办理首席代表和代表的居留手续、向外汇管理部门申请开立外汇账户、向海关申请办公设备和车辆等物品的进口核准、向税务机关办理税务登记，以及通过当地政府指定的外事服务单位聘用中国籍员工。整个流程环环相扣，任何环节缺失都可能导致代表机构无法正常法律地位或面临处罚。实务中，外国公司应预先了解各环节所需文件和时限，并委托专业机构统筹推进，以降低流程风险。
代表机构设立后需要办理哪些后续合规手续？
代表机构在取得工商登记证书后，并不意味着可以立即开展全部业务活动，还需办理一系列法定后续手续。首先，首席代表和常驻代表必须持登记证书、代表证书及批准文件等材料，到当地公安机关出入境管理部门办理居留登记或居留许可，确保代表在华停留合法。其次，代表机构需要向国家外汇管理机关申请开立外汇账户，用于接收境外汇入的日常经费，凭登记证书和批准文件即可办理，账户使用应遵守外汇收支真实性和合规性要求，不得擅自进行结售汇或超范围使用。第三，如需进口自用办公设备、日常用品或交通工具，必须向海关提交申请并办理相应许可，未经许可擅自进口将面临货物扣押和行政处罚。第四，代表机构应在规定期限内到主管税务机关办理税务登记，依法申报缴纳各项税费，包括增值税、企业所得税（如构成常设机构）以及代扣代缴员工个人所得税等。第五，代表机构聘用中国籍员工时，不得自行直接招聘，必须委托当地政府指定的外事服务单位办理用工手续，并签订相关劳动合同或服务协议。此外，代表机构每年还需按期向工商、税务等部门提交年度报告，如实报告运营情况。只有完成上述全部手续，代表机构才能合法存续并持续运营，否则可能被列入经营异常名录或吊销登记证书。
代表机构在人员聘用和外汇管理方面有何注意事项？
在人员聘用方面，外国公司常驻代表机构不具有直接聘雇中国籍员工的主体资格，应当依照法律规定，委托当地政府指定的外事服务单位（如对外服务公司）作为中介或管理主体，由外事服务单位与员工签订劳动合同，再派遣至代表机构工作。代表机构不得私自雇佣中国籍人员，否则将构成违法用工，可能面临劳动行政部门的处罚，且无法为员工正常缴纳社会保险。对于外籍人员，代表机构应为其办理合法的工作许可和居留手续，首席代表和代表携带家属的，需要同时办理相应签证。在报酬支付上，代表机构应通过合法账户以人民币或外汇结算，遵守个税代扣代缴义务。在外汇管理方面，代表机构开立外汇账户后，资金用途应严格限定于代表机构日常办公经费、人员工资等经常项目支出，不得用于贸易或者投资活动。每一笔外汇收支均应保留真实、完整的合同、发票等凭证，以备外汇管理部门核查。代表机构如需将外汇结汇为人民币，应通过外汇指定银行按照实际交易原则办理，不得虚构用途套汇。外汇账户变更或注销时，也应及时向外汇管理部门报告。实务中常见争议包括：以个人账户收付公司款项、超范围使用外汇资金、未通过外服机构直接用工等，这些行为均会引发行政处罚甚至刑事责任。因此，代表机构应建立严格的财务管理与人事管理制度，定期开展内部合规审查，并咨询专业法律顾问确保长期合规。
以上内容仅供参考，不构成法律意见。如需专业法律服务，请联系杨春宝一级律师：chambers.yang@dentons.cn
