去年初秋的一个深夜，刚刚入梦的我被一阵紧过一阵的手机铃声惊醒。“杨律师，不好意思，这么晚打扰你。我公司账户被法院冻结了，我想明天早晨约你商量。”来电话的是半年前认识的朋友A，他创立了一家以开发小区智能终端为主业的科技公司B，创业不到三年，业务红火，发展迅速。我请他简单地说明一下情况。
原来，他三个月前成功地竞争到一笔业务，为四川某地的一个大型居住小区的家庭智能化项目提供家庭信息化智能终端设备及技术服务。从投标到签订合同均很顺利，百余万元的项目拿下来，即配备了一个项目组着手采购设备并派专人前往四川搭建平台，不久也顺利地收到了预付款。然而由于对方人事变动等原因，双方的配合出现了问题，项目进展也因此延误。“我们尽了很大努力，没想到对方竟然说我们违约，将我们告上法庭，还冻结我们的账户！”感觉案情似乎不应当如此简单，于是我们约好次日上午带好全部相关资料再细谈。
第二天，A带来了对方的诉状和法院的应诉资料以及双方签订的合同。对方以B公司未按合同约定及时全面履行合同义务，不能按合同约定实现投标设计中承诺的全部功能，且对对方的催告置之不理，导致项目工期一再延误为由，请求解除所签合同，退还预付款28万余元，并赔偿经济损失32万余元。对此，A很不以为然，他认为在没收到对方预付款的情况下，已经组织设备采购，并派人携带搭建实验平台的设备前往四川，但是对方非常不配合，导致工作进展缓慢。而所谓不能实现承诺的功能更是无稽之谈，B公司承接了很多更为复杂的项目，质量均得到客户的认可。由于A并没有提供相关的证据材料，我无法对此作出判断，只好根据合同的约定、对方的诉状和A的陈述，为他列了一个证据清单，请他回去准备。
此后，根据A提供的线索，我们指导、启发他们收集各种可能相关的证据。然而很遗憾，除了几份采购合同的传真件和飞机票、住宿发票外，再也没有任何有价值的证据了，只有一份情况说明，详细地描述了合同履行的全过程，然而几乎没有可资证明的证据。根据我的直觉，我完全相信他们所讲的都是事实，然而客观事实只是客观事实，如果没有证据证明，他们就无法成为定案所依据的法律事实，除非对方承认。对此，我感到很无奈。
在庭审中，对方出示了很多证据，包括对方给B公司的公函、律师函等以及B公司的部分复函。对于这些函件，A多数表示认可，但是也有不曾见过甚至不曾知道的。幸运的是，对方代理人在诉讼过程中以及庭审时犯了一些低级错误，致使天平没有完全向其倾斜。最终该案在法院主持下调解结案，B公司几乎没有遭受损失，A对此很满意。
结案了，当事人很满意，但是我并不满意，如果B公司的履约管理能稍好一些，结果会更好。从本案看，虽然合同中也有个别条款对B公司而言比较不利，但从合同整体看，双方的权利义务还是基本平衡的。但是履约管理的差异直接决定了纠纷处理的结果。由于对方拿出证据证明B公司确实延误了工期，而B公司却不能举证证明延误系对方不配合所造成，因此工期延误的违约责任须由B公司承担。如果B公司能够在履行过程中通过各种适当方式留下其努力履行合同的痕迹，结果会截然不同。对于功能的实现，双方竟然均不能提供当初投标时的设计方案，对方的主张因此失去依据，而B公司根据我的要求当庭展示了模拟系统，演示了相关设计功能，相信法官得到了足够的心理暗示，能够作出有利于B公司的判断。对于合同能否解除还是应当继续履行，对方出示了很多公函和律师函，其中包括根据合同约定为解除合同而设定的条件，然而B公司却只是针对一些技术细节回应了对方，并作出了真诚努力，对于能否解除合同这种重大选择却因为没有职业敏感性而置之不理，致使对方可以根据合同法的规定解除合同。如果B公司接到律师函后也请律师作出相应的回复，或许可以避免这种尴尬的发生。然而，从来没有如果，只有现实。
随着人们法律意识的增强，很多公司已经重视合同的签订，在合同的谈判及签订的过程中，请律师参与，这很重要，但并不足够，让律师参与履约管理同样重要。对于很多项目而言，签订一个好的合同只是一个良好的开端，合同的履行才是真正重要的环节。项目合同往往履行过程较长，期间需要合同双方或者多方的配合，这固然需要在合同中详细约定相关细节，但更需要合同当事人根据实际情况以及合同的约定作出补充或者修改。因此，为保障合同能够顺利履行，合同当事人应当在合同签订后即指定专人（最好是企业法务人员或者律师）负责履约管理，包括妥善保管合同以及履行过程中所形成的任何文件，针对合同履行过程中出现的问题即时与合同对方协商解决方案并形成补充协议或者备忘录，签收对方送达的函件或者其他书面文件并作出相应的回应，等等。这样不仅能及时处理合同履行过程中出现的问题，保障合同如期、顺利履行，实现合同的目的，而且在处理合同纠纷时能够有理有据，不至于陷入被动。
要实现履约管理的全过程控制，人员的配备就显得非常重要。很多企业已经不仅仅将律师作为消防队员使用，还让律师参与企业的决策、规章制度的制订、项目的谈判、合同的起草、员工的培训等事务中，以最大限度地从源头上防范法律风险。企业规模发展了，法律服务的需求就会大大增加，外部律师就会不能满足处理全部问题的需要，这时候企业就应当考虑建立自己的内部法务人员的队伍，内部法务人员与外部律师相互配合，就让企业家们既有保健医生的服务，又有专家门诊的服务，企业因此才能健康发展。（本文载于《财富人物》2007年10月刊）
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杨春宝一级律师简介
杨春宝一级律师，大成上海高级合伙人、资本市场部主任、国资基金研究中心主任，大成中国区私募基金专业带头人、科技与文化法律研究中心联合牵头人。执业30余年，长期从事私募基金、投融资、并购重组法律服务，尤其对对赌研究颇深且具有非常丰富的实战经验，并专注于金融机构股权投资业务。2004年起多次入选The Legal 500"私募基金"和"公司与商业"等境内外各类律师榜单，代理的中国法院首例适用外国法律审理外国公司的董事损害小股东权益纠纷案入选上海高院发布的《上海法院域外法查明典型案例》和威科先行"要案头条"。入选上海涉外法律人才库、上海市司法局鼎新法治人才库、上海国有企业改制法律顾问团，具有上市公司独立董事任职资格，系多家知名高校的兼职教授或兼职研究生导师及上海市商务委跨国经营人才培训班讲师。出版《私募股权投资基金风险防控操作实务》等16本投融资法律专著。了解更多常见法律问题
合同履行中如何有效管理证据？
合同履行中的证据管理是决定纠纷胜负的关键因素。根据民事诉讼法规定的“谁主张、谁举证”原则，企业主张对方违约或自身无过错，必须提供充分证据支持。实务中，企业应从合同签订后即建立完整的履约档案，包括但不限于：合同正本及附件、补充协议、会议纪要、往来函件、电子邮件、微信聊天记录、送货签收单、验收报告、付款凭证、发票以及能够证明履约过程的照片、录音录像等。特别注意，对于现场配合情况、对方指令、设计变更等动态事实，应当及时以书面形式固定，比如通过工作联系单、确认函、备忘录等方式要求对方签字或回复。同时，所有发给对方的函件应保留发送凭证和内容底稿，签收对方文件时注明签收日期。本案中，B公司因仅有采购合同传真件和差旅票据，无法证明工期延误系对方不配合所致，导致承担违约责任，教训深刻。此外，证据管理还应注重时效性，避免在诉讼阶段补充时因超过举证期限或真实性无法核验而丧失效力。建议企业指定专人负责证据的收集、分类、归档和保密，并定期进行合规检查，确保关键证据原始载体留存完整。
收到对方律师函或催告函后应如何应对？
收到对方律师函或催告函，意味着合同争议已进入正式对抗阶段，企业必须审慎应对，切忌置之不理或仅作技术性回复。首先，应立即组织内部人员及外部律师查阅合同约定，明确对方主张是否具有合同依据和法律依据，评估自身履约状态，是否存在违约情形或抗辩事由。其次，在法定或合同约定的合理期限内，以书面形式正式复函，复函内容应当针对对方提出的解除、赔偿、限期履行等主张逐一回应，表明己方立场、事实依据及法律理由。若对方函件中涉及合同解除权形成条件，企业需特别关注其是否满足法律或合同约定的解除条件，并通过复函明确表示异议或协商意愿，避免因沉默被认定为默认。实务中，很多企业习惯仅从技术、质量或进度角度回应，忽略合同解除、违约责任等重大法律问题，导致丧失抗辩机会。本案中，B公司对对方解除合同的催告仅回应技术细节，未对合同能否解除这一重大选择作出法律层面的应对，致使对方可依法解除合同。正确做法是，复函应同时涵盖事实、法律与补救措施三个层面，并可请专业律师草拟或审核函件。若对方函件内容不实，还应收集反驳证据，做好应诉或反诉准备。此外，所有函件的送达方式均应采用可留痕的EMS、公证送达或电子邮箱，并保存查询记录，以证明在指定期限内完成了有效回应。
企业如何建立全过程履约管理制度？
建立全过程履约管理制度，是防范合同风险的根本措施。企业应改变“签约后即束之高阁”的传统做法，将合同管理延伸至履行完毕之日。制度设计上，至少包含以下要点：第一，专人负责制。合同签订后，应指定企业法务人员或外聘律师担任履约责任人，负责组织、协调、监督合同各项义务的履行，并兼任合同档案管理人。第二，台账与节点管理。建立合同履约台账，记录付款节点、交货期限、验收条件、质保期等关键时间节点，设置预警机制，提前提醒相关人员履行义务或行使权利。第三，书面沟通机制。所有变更、补充、调整均应通过书面形式确认，如签订补充协议或会议纪要，避免口头承诺。对于对方提出的非书面要求，应及时要求对方补发书面文件，否则应主动书面确认。第四，函件收发制度。统一设置函件签收登记簿，对外发函要登记编号、日期、内容及收件人，保留快递底单；对收函要注明收件日期并转交责任人处理，确保每一份函件都有回应记录。第五，证据归档制度。将与合同履行相关的所有资料，包括内部审批单、往来邮件、聊天记录、支付凭证等，按项目或合同编号归档，保存期限应长于诉讼时效及质保期。第六，法律审核机制。当合同履行出现重大问题时，履行责任人应及时向法务或外部律师报告，由律师出具法律意见，必要时发函或采取保全措施。企业内部的法务力量与外聘律师应协同配合，形成“日常保健+专科会诊”的风险防控体系。通过这些制度安排，企业才能在纠纷发生时做到“有理有据”，真正实现合同目的。
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