一个深夜，刚刚入梦的我被一阵紧过一阵的手机铃声惊醒。“杨律师，不好意思，这么晚打扰你。我公司账户被法院冻结了，我想明天早晨约你谈。”来电话的是半年前认识的朋友A，他创立了一家以开发小区智能终端为主业的科技公司B，创业不到3年，业务红火，发展迅速。我请他简单地说明一下情况。
原来，他3个月前成功地竞争到一个业务，为四川某地的一个大型居住小区的家庭智能化项目提供家庭信息化智能终端设备及技术服务。从投标到签订合同均很顺利，百余万元的项目拿下来，即配备了一个项目组着手采购设备并派专人前往四川搭建平台，不久也顺利地收到了预付款。然而由于对方人事变动等原因，双方的配合出现了问题，项目进展也因此延误。“我们尽了很大努力，没想到对方竟然说我们违约，将我们告上法庭，还冻结我们的账户！”我感觉案情似乎不应当这么简单，于是我们约好次日上午带好全部相关资料再细谈。
第二天，A带来了对方的诉状和法院的应诉资料以及双方签订的合同。对方以B公司未按合同约定及时全面履行合同义务，不能按合同约定实现投标设计中承诺的全部功能，且对对方的催告置之不理，导致项目工期一再延误为由，请求解除所签合同，退还预付款28万余元，并赔偿经济损失32万余元。对此，A很不以为然，他认为在没收到对方预付款的情况下，已经组织设备采购，并派人携带搭建实验平台的设备前往四川，但是对方非常不配合，导致工作进展缓慢。而所谓不能实现承诺的功能更是无稽之谈，B公司承接了很多更为复杂的项目，质量均得到客户的认可。由于A并没有提供相关的证据材料，我无法对此作出判断，只好根据合同的约定、对方的诉状和A的陈述，为他列了一个证据清单，请他回去准备。
此后，根据A提供的线索，我指导、启发他们收集各种可能相关的证据。然而很遗憾，除了几份采购合同的传真件和飞机票、住宿发票外，再也没有任何有价值的证据了，只有一份情况说明，详细地描述了合同履行的全过程，但几乎没有可资证明的证据。根据我的直觉，我完全相信他们所讲的都是事实，然而客观事实只是客观事实，如果没有证据证明，他们就无法成为定案所依据的法律事实，除非对方承认。对此，我感到很无奈。
在庭审中，对方出示了很多证据，包括对方给B公司的公函、律师函等以及B公司的部分复函。对于这些函件，A多数表示认可，但是也有不曾见过甚至不曾知道的。幸运的是，对方代理人在诉讼过程中以及庭审时犯了一些低级错误，致使天平没有完全向其倾斜。最终该案在法院主持下调解结案，B公司几乎没有遭受损失，A对此很满意。
结案了，当事人很满意，但是我还是不得不讲，如果B公司的履约管理能稍好一些，结果会更好。从本案看，虽然合同中也有个别条款对B公司而言比较不利，但从合同整体看，双方的权利义务还是平衡的。但是履约管理的差异直接决定了纠纷处理的结果。由于对方拿出证据证明B公司确实延误了工期，而B公司却不能举证证明延误系对方不配合所造成，因此工期延误的违约责任须由B公司承担。如果B公司能够在履行过程中通过各种适当方式留下其努力履行合同的证据，结果会截然不同。对于功能的实现，双方竟然均不能提供当初投标时的设计方案，对方的主张因此失去依据，而B公司根据我的要求当庭展示了模拟系统，演示了相关设计功能，相信法官得到了足够的心理暗示，能够作出有利于B公司的判断。对于合同能否解除还是应当继续履行，对方出示了很多公函和律师函，其中包括根据合同约定为解除合同而设定的条件；然而B公司却只是针对一些技术细节回应了对方，并作出了真诚努力，对于能否解除合同这种重大选择却因没有职业敏感性而置之不理，致使对方可以根据合同法的规定解除合同。如果B公司接到律师函后也请律师作出相应的回复，或许可以避免这种尴尬的发生。然而，从来没有如果，只有现实。
随着人们法律意识的增强，很多公司已经重视合同的签订，在合同的谈判及签订的过程中，请律师参与，这很重要，但并不足够，让律师参与履约管理同样重要。对于很多项目而言，签订一个好的合同只是一个良好的开端，合同的履行才是真正重要的环节。项目合同往往履行过程较长，期间需要合同双方或者多方的配合，这固然需要在合同中详细约定相关细节，但更需要合同当事人根据实际情况以及合同的约定作出补充或者修改。因此，为保障项目合同能够顺利履行，合同当事人应当在合同签订后即指定专人（最好是法务或者律师）负责履约管理，包括妥善保管合同以及履行过程中所形成的任何文件，针对合同履行过程中出现的问题即时与合同对方协商解决方案并形成补充协议或者备忘录，签收对方送达的函件或者其他书面文件并作出相应的回应，等等。这样不仅能及时处理合同履行过程中出现的问题，保障合同如期、顺利履行，实现合同的目的，而且在处理合同纠纷时能够有理有据，不至于陷入被动。
(本文原载于《科技创业》2005年1月号)（选自《创业法律108问》，作者：杨春宝高级律师，电话：13901826830）
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杨春宝一级律师简介
杨春宝一级律师，大成上海高级合伙人、资本市场部主任、国资基金研究中心主任，大成中国区私募基金专业带头人、科技与文化法律研究中心联合牵头人。执业30余年，长期从事私募基金、投融资、并购重组法律服务，尤其对对赌研究颇深且具有非常丰富的实战经验，并专注于金融机构股权投资业务。2004年起多次入选The Legal 500"私募基金"和"公司与商业"等境内外各类律师榜单，代理的中国法院首例适用外国法律审理外国公司的董事损害小股东权益纠纷案入选上海高院发布的《上海法院域外法查明典型案例》和威科先行"要案头条"。入选上海涉外法律人才库、上海市司法局鼎新法治人才库、上海国有企业改制法律顾问团，具有上市公司独立董事任职资格，系多家知名高校的兼职教授或兼职研究生导师及上海市商务委跨国经营人才培训班讲师。出版《私募股权投资基金风险防控操作实务》等16本投融资法律专著。了解更多常见法律问题
合同履行中留存证据为何重要？
①在合同纠纷处理中，客观事实必须通过证据转化为法律事实，没有证据支撑的主张难以得到裁判支持。根据民事证据规则，当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实，有责任提供证据加以证明。没有证据或者证据不足以证明其事实主张的，由负有举证证明责任的当事人承担不利后果。合同履行管理中的证据包括合同及补充协议、履行通知、往来函件、会议纪要、付款凭证、验收记录、现场照片、邮件和即时通讯记录等，用以证明履约进度、对方配合情况以及己方已尽努力。②本案中，B公司实际组织了设备采购并派专人携带搭建实验平台的设备前往四川，但因履约管理不到位，仅能提供几份采购合同传真件、飞机票、住宿发票和一份情况说明，几乎没有可资证明的证据。而对方却出示了给B公司的公函、律师函以及B公司的部分复函，证明B公司延误工期。B公司不能举证证明工期延误系对方不配合所造成，因此工期延误的违约责任须由B公司承担。文章指出，如果B公司能在履行过程中通过各种适当方式留下其努力履行合同的证据，结果会截然不同。③实务中，企业应指定专人负责履约管理，妥善保管合同及履行过程中形成的任何文件，对关键节点通过书面确认、电子邮件、会议纪要等方式固定证据，对对方不配合或违约行为及时发函并保留送达凭证。避免仅依赖口头沟通或事后回忆，否则诉讼中可能因举证不能而承担不利后果，即使实际有理也难以获得支持。建立履约证据清单和归档制度，定期检查证据完整性，可在争议发生时形成完整证据链，为谈判、调解或诉讼奠定有利基础。
收到对方律师函或解除通知应如何应对？
①合同履行中，一方发出的公函、律师函、解除通知等书面文件可能产生催告、解除合同、主张违约责任等法律效果。根据合同法律原则，当事人一方主张解除合同的，应当通知对方，合同自通知到达对方时解除；对方有异议的，可以请求人民法院或者仲裁机构确认解除行为的效力。收到此类文件后，若不予回应，可能被视为对相关事实或主张的默认，或者丧失及时抗辩、提出异议的机会。因此，对影响合同存续和权利义务的重大函件，必须及时、审慎地作出书面回应。②本案中，对方出示了很多公函和律师函，其中包括根据合同约定为解除合同而设定的条件。B公司却只是针对一些技术细节回应了对方，并作出真诚努力，对于能否解除合同这种重大选择却因没有职业敏感性而置之不理，致使对方可以根据合同法规定解除合同。文章指出，如果B公司接到律师函后也请律师作出相应的回复，或许可以避免这种尴尬的发生。这一情节说明，忽视解除类函件的法律后果，可能直接导致合同被解除。③实务中，企业收到对方函件后，应首先核查送达方式与签收记录，及时交由法务或律师分析其法律性质与后果，针对解除权是否成立、条件是否成就、事实是否属实等提出书面异议，明确保留权利，避免沉默或仅回应细枝末节。对解除通知有异议的，应在合理期限内以书面形式回复并保留证据，必要时提起诉讼或仲裁确认解除效力。建立函件登记、签收、回复、归档制度，指定专人跟踪处理，防止因疏忽导致合同被解除或权利丧失。
合同履行管理应做好哪些工作？
①合同履行管理是指合同生效后，对履行进度、质量、付款、变更、沟通、证据留存等环节进行持续控制与协调，确保合同目的实现。其核心规则包括全面履行、诚信履行、协作履行，以及在履行中发现约定不明或情况变化时及时协商补充或变更。良好的履约管理不仅保障交易顺利进行，也能在争议发生时提供完整证据链。合同履行往往需要双方或多方配合，因此管理重点在于过程控制、书面留痕和及时应对。②本案中，B公司签约顺利，也收到预付款，但因对方人事变动导致配合出现问题，项目进展延误。B公司未指定专人管理履约文件，未及时与对方形成补充协议或备忘录，未回应解除合同相关函件，最终在诉讼中被动。尽管法院调解结案使B公司几乎未遭受损失，但本可避免风险。文章强调，合同中个别条款虽对B公司不利，但整体权利义务平衡，履约管理差异直接决定纠纷处理结果，若B公司履约管理稍好一些，结果会更好。③实务中，企业应在合同签订后指定专人，最好是法务或律师，负责履约管理。具体包括：妥善保管合同及履行中形成的任何文件；对履行问题即时与对方协商并形成补充协议或备忘录；签收对方送达的函件或其他书面文件并作出相应回应；定期检查履行进度与证据完整性；对工期、质量、付款等关键事项保留书面确认。通过制度化履约管理，可及时处理履行中的问题，保障合同如期顺利履行，并在纠纷中做到有理有据，避免因举证不能或回应不当而陷入被动。
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